A finales de la década de los 40 del siglo pasado, la compañía de fabricación de automóviles japonesa Toyota introdujo en su producción un sistema que llevaba por nombre “just in time”. Un sistema que, como su propia traducción indica (justo a tiempo), alude al hecho de producir en función de la demanda existente.

Se pasó pues de fabricar productos y vender estos en el mercado a un nuevo sistema basado fundamentalmente en la demanda. De esta forma, lo que se conseguía era minimizar gastos y atender a las necesidades de los clientes. Un sistema que sirvió como preámbulo de lo que hoy conocemos como Lean Manufacturing.

A partir de este sistema es como surge el concepto Kanban, una de las herramientas de gestión empresarial más populares que podemos encontrar en la actualidad. Un sistema que ayuda a las empresas a ser más eficientes y productivas y, por consiguiente, a obtener un mayor rendimiento en su trabajo. Pero, en realidad, hay que preguntarse en concreto que es un tablero Kanban.

El tablero Kanban

¿Alguna vez has utilizado las clásicas etiquetas adhesivas para anotar datos y recordarlos?, ¿o quizás has dibujado una serie de columnas y filas para organizar mejor las tareas de un trabajo y quiénes deben realizarlas? Pues el tablero Kanban lo que hace realmente es utilizar este concepto, pero de una manera mucho más sofisticada y ordenada.

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión cuyo trabajo se basa en el uso de tarjetas. A partir de estas, vamos a poder comprobar de la manera más rápida y cómoda el estado actual de un proyecto y sus respectivas tareas. Una metodología que ayuda a potenciar la transparencia, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.

Con este tipo de tableros, por tanto, se puede ver y controlar el flujo de trabajo y verificar las tareas que está llevando a cabo cada uno. ¿Cuál es la principal ventaja de este sistema? Pues, evidentemente, es la solución perfecta para poder hacer un exhaustivo seguimiento a tiempo real de un proyecto y planificar así la posibilidad de emitir informes temporales.

El actual uso de las nuevas tecnologías nos permite ya la utilización de tableros Kanban en la nube para que todos los empleados de una compañía puedan acceder a él desde cualquier parte. Este tipo de tableros lo que hacen es integrar toda la información necesaria y mostrar en vivo las tareas que está llevando a cabo cada empleado.

El funcionamiento de un tablero Kanban

En un tablero Kanban podemos encontrar tres secciones básicas que tienen que ver con las tareas de una empresa:

 

  • Por hacer
  • En proceso
  • Hecho

 

A partir de estas tres secciones, cada uno puede personalizar su tablero en función de sus necesidades y circunstancias.

Si nos ponemos frente a un tablero de estas características, vamos a poder mapear fácilmente el flujo de trabajo y sacar todas las conclusiones posibles. Con apenas un solo vistazo, podremos analizar qué es lo que se necesita mejorar, dónde hay que acelerar un poco más el trabajo y en qué punto se halla una tarea determinada.

Este sistema es perfecto para comprobar el trabajo que está llevando a cabo cada uno, lo que supone un ahorro considerable de tiempo en reuniones e informes que pueden ralentizar el proceso de trabajo.

Inbox Zero, el Kanban del correo electrónico

Todo lo visto hasta ahora se puede trasladar a uno de los aspectos fundamentales de muchas empresas: la organización del correo electrónico. Son muchas las compañías que reciben al cabo del día infinidad de correos, muchos de los cuales no son tan importantes como otros.

Saber manejar correctamente el correo y tenerlo bien organizado va a suponer aumentar la productividad y el rendimiento en nuestro trabajo. Para esto precisamente surge Inbox Zero, un sistema de gestión del correo electrónico que nos va a facilitar mucho las cosas. Pero, qué es Inbox Zero.

Inbox Zero utiliza una serie de secciones y/o acciones para ordenar los correos. Una metodología muy similar al sistema Kanban. Las secciones aquí serían: Delegar,  Responder, Postergar, Actuar. Solo tendríamos que situar cada correo en la acción más adecuada y así llevar un mayor control del mismo.

En definitiva, el sistema Kanban es una fuente de información que nos permite visualizar y gestionar de forma general y directa el flujo de trabajo de una compañía. La mejor manera de hacer un seguimiento a tiempo real de un proyecto y sus tareas con el objetivo de acelerar el flujo de trabajo si fuera necesario. Un tablero que, por cierto, puede personalizarse a las necesidades de cada uno.