Quieres compartir esta publicación

Empresas

La gestión documental como desafío de las empresas

La gestión documental como desafío de las empresas

La transformación digital trajo consigo grandes beneficios para las compañías en todo el mundo. Han sido muchos los que han desarrollado nuevos modelos de negocios para aprovechar las ventajas de la tecnología. No obstante, este cambio de paradigma de lo analógico a lo digital también ha traído grandes retos.

Uno de los más importantes desafíos que han enfrentado las empresas ha sido el manejo eficiente de la información y la gestión documental.

En el pasado, era habitual observar grandes espacios ocupados por archivos para guardar los documentos de las empresas. Actualmente, la situación es otra gracias a la digitalización y a la inmediatez con la que se ejecutan los procesos a través de la red.

Las tareas que han permitido este cambio no han sido sencillas. La gestión documental abarca la captura, almacenamiento y recuperación de los documentos. Para muchas empresas, el proceso consume tiempo, ignorando las posibilidades para mejorar.

Sin embargo, la necesidad que existe por organizar la información es un elemento clave para el éxito de las compañías. Es por ello que las copias en papel ya ocupan un segundo plano.

Un sistema de gestión documental asegura que la información estará garantizada para favorecer la producción empresarial, lo que se traduce en que este tipo de herramientas son una pieza cada vez más importante para las empresas.

Protección digital de datos

La digitalización de documentos es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema. Con el empleo de los escáneres, los documentos físicos se convierten en versiones digitales que irán luego hacia una localización central.

Las empresas generan a diario grandes cantidades de datos a través de diferentes canales, lo que conlleva altos volúmenes de información. Cuando no existe una gestión documental, la data queda desestructurada y repartida entre los diferentes sistemas de una empresa.

Lo que hace un sistema de gestión es almacenar y organizar todo en una ubicación central. En este punto, la compañía debe decidir qué empleados tendrán acceso a los documentos por medio de la concesión de permisos.

Al aplicar este tipo de solución, los procesos dentro de la compañía serán más productivos y eficientes. Debido a la automatización de las funciones, el sistema estará capacitado para ofrecer un panorama global respecto al trabajo que se desarrolla en la compañía.

Hay empresas en el mercado que ofrecen la implementación de este tipo de sistemas. Una de ellas es SER Group, que a través de su software de gestión documental busca agilizar los procedimientos corporativos y contar con un archivado limpio de sus documentos.

La gestión documental facilita el acceso y el intercambio de documentación entre diferentes departamentos. Esta posibilidad es útil cuando los documentos deben pasar por diferentes etapas para su revisión y autorización. Para obtener más detalles sobre este tipo de software, el usuario puede acceder aquí: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html.

Seguridad de la información

Una de las mayores ventajas que ofrece la gestión documental es que reduce al mínimo la posibilidad de que los documentos sean extraviados. En la actualidad, aún son muchas las empresas que almacenan sus datos en ficheros físicos, lo que aumenta la posibilidad de que el archivo se deteriore o, peor aún, se pierda.

Una vez implementado el sistema, la plataforma genera copias digitales, con lo que se disminuye el riesgo de pérdida considerablemente.

Otro punto a considerar es el ahorro de tiempo, lo que es sinónimo de ahorro de dinero. La gestión de documentos evita que varias personas deban recuperarlos desde diversos lugares o departamentos.

Compartir los datos es una de las funciones de este tipo de sistemas, pues muchos suelen generarse para ser compartidos en el ámbito local de la compañía o para ser enviados al exterior de la misma.

La herramienta puede configurarse para la creación de grupos de trabajo con acceso ilimitado a la estación central. Los gestores documentales también tienen la posibilidad de habilitar permisos a proveedores o a clientes para tener acceso a los documentos, según la relación de negocios que puedan mantener.

Los desafíos que supone para una empresa el manejo de la información seguirán siendo mayúsculos debido a la alta generación de datos. Las compañías que deben realizar sus tareas en medio de una alta carga documental, y que aún no han considerado la puesta en marcha de un proyecto de este tipo, pueden presentar lentitud en sus procesos, errores y una mala atención de los clientes.

Debido a que cada empresa es diferente en tamaño y tipo de negocio, la solución a implementar debe ajustarse a todas sus necesidades, ya que no es lo mismo desarrollar un sistema de gestión para una distribuidora de productos escolares, que para una fábrica de zapatos.

La recomendación para estos casos es buscar la asesoría de los especialistas, que son quienes están capacitados para ofrecer sus consejos y experiencia.

 

 

Quieres compartir esta publicación

Deja una respuesta

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Ir a la barra de herramientas